O que é a NF-e ?
Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador.
Os registros fiscais e contábeis devem ser feitos, a partir do próprio arquivo da NF-e ou utilizando o DANFE, que representa graficamente a Nota Fiscal Eletrônica. A validade e autenticidade do documento eletrônico podem ser verificadas no site nacional do projeto www.nfe.fazenda.gov.br através da chave de acesso contida no DANFE.
Para poder utilizar os dados descritos do DANFE na escrituração da NF-e, tanto o contribuinte destinatário, como o contribuinte emitente, terão de verificar a validade da NF-e. Esta validade está vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos da SEFAZ, e comprovada através da emissão da Autorização de Uso. O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e no Ambiente Nacional.
Obrigatoriedade da guarda de NF-e
A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto acima deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação.
Devido à obrigatoriedade dessa guarda dos arquivos XMLs das NF-es, é necessário um Sistema automático de Gerenciamento e Armazenagem de arquivos XMLs.